上海民远职业技术学院财务报销管理办法

第一条 为了进一步深化学校两级财务管理改革，充分调动各学院和部门的积极性，规范学校财务报销行为，提高资金使用效益，强化内部控制，防范运营风险，实现办学目标，特制定本办法。

第二条 本办法适用于上海民远职业技术学院内各二级学院、职能处室(以下简称“各部门”)。

第三条 学校报销业务流程纳入学校的预算管理，由财务处负责财务经费的报销和管理。

第四条 报销业务

基本支出业务。此类业务主要包括各部门为保障其机构正常运转、完成日常工作任务而发生的人员经费和运行经费。

二、项目收支业务：此类业务主要包括各部门为完成其特定的行政工作任务或

事业发展目标，在基本支出业务外设立的校内项目、合作项目以及统筹项目发生的各项项目支出。

第五条报销流程

一、业务申请。学校发生的所有支出业务，原则上均须事先经过申请审批后，才能执行。学校购买商品、服务以及其他各项开支，单笔或相关开支组合合计超过人民币5万元的业务，须签署合同,原则上学校签署合同须为闭口合同，合同审批流程等同支出业务的事前申请，无需再提交申请。

二、业务报销。经过申请的业务，在实际执行后进行报销。实际发生金额未超过业务申请审批金额，且在预算额度内的业务报销，可以正常报销。实际发生金额超过业务申请审批金额的，须另外提供费用情况说明。

第六条 经费暂支业务流程

一、一般支付业务应先取得发票再申请支出报销。特殊业务无法事先取得发票的，或确有需求临时暂支的，可申请办理暂借款业务。在业务申请时选择“申请备用金”，并提供相关合同、付款通知单或其他原始凭据（如活动邀请函、账单明细）等。

二、暂支借款人须为学校在编人员。退休人员、学生以及校外人员不可作为借款人办理暂借款业务。

三、暂支借款人应在规定期限内及时办理冲账手续，一般应在暂支对应业务结束后30天内完成冲账手续。

四、借款人在规定期限内未核销借款的，财务处不再受理其新的暂支借款业务。财务处将保存有关单据，将相关人员及单据定期抄送学校人事处、纪检部门。

五、教职工离校、转岗前，须结清所有借款和欠费。

第七条 报销及暂支借款实行审批制度，各部门需要使用经费的必须严格遵守学校预算，逐笔请示汇报到主管领导，五万元以下事项，由报销人按要求填写报销审核单，交主管院系、部门领导审核签字后上报校领导签字审核，通过后交财务部门完成款项支付。五万及五万以上事项（不包括教职工基本工资、津贴、奖金、社会保险、公积金、福利费等），在交校领导签字前，需先报财务主管审核通过，审核时间不超过五个工作日，审核不通过的必须说明原因并提出具体整改意见。

第八条 各部门应当加强对本部门教职员工经费报销的内控管理，对本部门报销规模控制负责，部门负责人应对报销进行审核把关，经办人员应确保票据来源合法，内容真实完整、合规。对虚开发票套取学校资金等情况将报纪检部门严肃处理。

第九条 报销材料的装订、投递

一、所有报销单据须根据学校财务报销要求整理，用胶水、回形针或夹子固定。

二、报销材料须交至财务处。

三、财务人员在审核过程中发现不符合报销规定的支出或对报销票据、附件存在疑义时，将根据报销申请单上的经办人联系。报销申请人应及时至相关审核人员处取回问题单据（若已提交），并按要求补办相关手续。

四、对于不符合要求的问题单据，报销申请人应在接到通知之日起7日内取回，财务处将不再保存逾期问题单据。遇寒暑假保存期适当延后。报销申请人因特殊情况不能在规定期限取回的，应事先与相关审核人员取得联系并说明情况，保存期方可适当延长。

第十条 报销票据要求

一、可以报销的票据包括：国家增值税发票、财政发票以及特定行业票据。

二、除交通发票及定额发票等之外，公司名称需完整无误地打印在发票上。未载明公司抬头或公司名称有误的发票不予接受。

三、发票开具内容应为实际采购物品明细。若一次性采购较多物品而无法将所有明细在发票中列出，则应要求对方开具从税务系统中打印的销货清单（发票附联）。

四、一般而言，酒店住宿、租车服务、专车服务、快递服务等均可让服务供应商开具增值税普通/专用发票。员工在让服务商开具增值税普通/专用发票时，应提供公司名称、纳税人识别号、地址、电话以及开户银行账号，并在开具后当场检查确保开票信息正确。开票信息如下：

户名：上海民远职业技术学院有限公司

纳税识别号：91310115MA1HBQHL55

银行账号：03366500040021728

开户银行：中国农业银行唐镇支行

五、根据《中华人民共和国发票管理办法》第二十二条规定，不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收；且按照税法规定，假发票不得作为财务成本、费用列支依据。员工在不确定发票是否真假时，可以先自行进行确认（https://inv-veri.chinatax.gov.cn/ 可进入此网址进行排查，输入发票代码和发票号码以及校验码后六位和开票日期，即可查得），若取得的发票不合规，可以当场要求开票方重新开具合规发票。

六、学校教职工取得发票应当及时报销。发票的报销应当以开票日期为准，上半年的发票报销时间节点为每年的9月30日，下半年的发票报销时间节点为次年的3月31日，原则上，以半年度为限，当期发票当期报销，超出上述报销期限的发票不予报销。

七、报销标准

1、城市间交通费

（1）城市间交通费是指出差人员因公到常驻地以外区域出差乘坐火车、轮船、长途客运汽车、飞机等交通工具(不包括出租小汽车)所发生的费用。

（2）出差人员应当按规定标准乘坐交通工具。出差人员乘坐交通工具的等级标准见下表：

注：1. 轮船不包括旅游船；

2. 其他交通费（原则上不含出租车费用，特殊情况报部门负责人同意后报销）可报车站至住地往返车费及会议期间相关交通费，与出差会议事项无关的一律不得报销。市内出差人员参照本条执行。

3. 凡高速列车可到达的城市，原则上不乘坐飞机；因出差路途较远、身体疾病或出差任务紧急等特殊原因，必须乘坐飞机的，须事前经分管校领导批准。

（3） 到达出差目的地有多种交通工具可供选择时，出差人员在不影响公务、确保安全的前提下，应当选乘经济便捷的交通工具。

（4）乘坐交通工具的按标准凭据报销，报销内容及票据如下。

1.火车票(含高铁、动车票)；

2.轮船票；

3.长途客运汽车票；

4.飞机票、民航发展基金、燃油费，凭航空运输客票行程单或旅行社(包括网络平台)开具的飞机票发票报销。

旅行社(包括网络平台)开具的飞机票发票需备注乘机人、起程、到达地及日期，如无法备注，也可附订单或登机牌予以证明。

5.可以报销交通意外保险费（1份）、订票费、托运费，不得报销优惠券和其他保险费。

 2、会议、培训、比赛费

（1）会议、培训、比赛费是指教职员工因公出差参加会议、培训、比赛发生的会议注册费用、培训学习、赛事服务费用。属于游览或非工作需要的参观、考察等开支由个人自理。

（2）会议、培训、比赛报销票据如下。

1.会议注册费、培训费、赛事服务费、资料费等，凭发票报销。

2.由主办方出具的会议、培训、比赛通知。

3、住宿费

（1）住宿费是指教职员工因公出差期间入住宾馆(包括饭店、招待所，下同)发生的房租费用，住宿费标准见附表1。

（2）住宿费报销票据如下。

(一)受到住宿费标准限制的情况

会议、培训、比赛的主办方不统一安排住宿；自行前往调研；教职员工在本市区域内因公外出一般不安排住宿，因工作需要、路途较远确需住宿的。

1.住宿费，凭宾馆开具的发票或旅行社(包括网络平台)开具的发票报销。

2.注意事项：

(1)自有资金：住宿费按每间每天标准内报销。如有特殊情况确需超出标准，需事先经部门负责人审核，再报分管校领导审批。

住宿标准：校领导、教授每人每天300元；副教授、正副处长及相当专业技术职务人员每人每天200元（或两人住一个标准间）。凭实际发生的凭证报销。普通出差人员每人每天150元凭证报销。

(2)政府资金：住宿费按每人每天标准内报销。

(二)不受住宿费标准限制的情况

会议、培训、比赛的主办方统一安排或指定住宿的，住宿按会议、培训、比赛通知或报到须知上统一安排或指定的宾馆入住，使用自有资金报销住宿费不受标准限制。(如果主办方统一安排会议、培训、比赛在某宾馆举办，但未安排或指定在该宾馆住宿的，不视为主办方统一安排或指定住宿，应按照住宿费标准办理入住。)

1.住宿费，凭指定宾馆开具的发票、主办方或主办方委托机构开具的发票或旅行社(包括网络平台)开具的发票报销。

2.注明指定宾馆名称的会议、培训、比赛通知或报到须知。

3.注意事项

(1)主办方或主办方委托机构将住宿费与会议、培训或比赛费合并开具发票时，发票需备注住宿费金额，以及会议、培训或比赛费金额，如无法备注，也可附主办方或主办方委托机构出具的注明住宿费金额的情况说明，并加盖其公章予以证明。

(2)允许通过旅行社(包括网络平台)预订指定宾馆房间，发票需备注宾馆名称，如无法备注，也可附订单或住宿清单予以证明。

(3)自有资金：住宿费据实报销。

住宿标准：校领导、教授每人每天300元；副教授、正副处长及相当专业技术职务人员每人每天200元（或两人住一个标准间）。凭实际发生的凭证报销。普通出差人员每人每天150元凭证报销。

(4)政府资金：住宿费按每人每天据实报销（但不超过项目申报书中预算标准）。

(三)住宿由对方单位提供，以及其他无住宿费发票的情况，需在出差报销单上注明。

4、伙食补助费

（1）伙食补助费是指对出差人员在因公出差期间给予的伙食补助费用。分赴外埠出差伙食补助费和本市出差伙食补助费。

（2）伙食补助费按出差自然(日历)天数计算和发放。如遇飞机延误导致实际到达日期比交通工具票据日期晚一天等特殊情况，延误的天数同样作为出差天数，发放伙食补助费，但需提供相关延误证明。

（3）伙食补助费标准与发放

(一)外埠出差，包括：邀请外地校外专家来校。

1.标准

出差人员的伙食补助费，除校领导外，按出差自然（日历）天数实行定额包干，每人每天50元。

出差人员由接待单位统一安排伙食的，不实行包干办法。出差人员向接待单位交纳的伙食费，回学校如实申报，凭接待单位发票或有效收据据实报销。

2.注意事项

(1)会议、培训、比赛期间，主办方统一安排伙食，费用自理，出差人员可按照主办方统一安排，凭发票实报实销；也可选择按伙食包干补贴。

(2)对于选择至到达地后由当地旅行社或会务公司等第三方机构提供服务，且相应伙食费由该机构统一结算的外埠出差方式，按乘坐城市间交通工具的天数发放伙食包干补贴。

(二)本市出差，包括：教职员工在本市区域内因工作需要、路途较远确需住宿的，且事先已经相关领导批准；教职员工临时到路途较远开展业务活动当天返回不住宿的情况。

1.标准

出差人员的伙食补助费，除校领导外，按出差自然（日历）天数实行定额包干，每人每天50元。

出差人员由接待单位统一安排伙食的，不实行包干办法。出差人员向接待单位交纳的伙食费，回学校如实申报，凭接待单位发票或有效收据据实报销。

2.注意事项：主办方统一安排伙食，费用自理，出差人员可按照主办方统一安排，凭发票实报实销；也可选择按上述标准办理。

5、公杂费

(1)公杂费是指教职员工因公出差期间发生的市内交通、通讯、办公等支出。

(2)赴外埠出差的公杂费按出差自然(日历)天数计算和发放。如遇飞机延误导致实际到达日期比交通工具票据日期晚一天等特殊情况，延误的天数同样作为出差天数，发放公杂费，但需提供相关延误证明。

(3)公杂费标准与发放

(一)外埠出差，包括：邀请外地校外专家来校。

1.标准

(1)教职员工：80元/人/天包干补贴；

(2)受邀来校的校外专家：80元/人/天包干补贴；

(3)学生：80元/人/天包干补贴。

2.注意事项

(1)校级领导、正高级职称、正处级人员赴外埠出差往返机场、火车站、轮渡码头等可以乘坐出租小汽车，如果其费用超过标准的，可据实报销，但据实报销后不再发放当天的市内交通包干补贴。其他人员未按规定开支公杂费的，超支部分由个人自理。

(2)对于选择至到达地后由当地旅行社、会务公司或租车公司等第三方机构提供服务，且相应市内交通费由该机构统一结算的外埠出差方式，按乘坐城市间交通工具的天数发放公杂费包干补贴。

(3)对于起程地就选择旅行社、会务公司或租车公司等第三方机构提供服务，且相应市内交通费由该机构统一结算的外埠出差方式，不再发放公杂费包干补贴。

(二)本市出差，包括：教职员工在本市区域内因工作需要、路途较远确需住宿的，且事先已经相关领导批准；教职员工临时到路途较远开展业务活动当天返回不住宿的情况。

标准：

不超过80元/人/天，凭车票实报实销。

学校的各项财务报销业务均应当遵照本制度规定的报销标准严格执行。对于政府专项项目（如：科技部项目、国家基金委项目、教育部项目、上海市科委项目等）有具体执行规定标准的，由项目负责人在项目立项时，向财务提交相关政策文件。

第十一条 本办法由财务处负责解释。

第十二条 本办法自发布之日起施行。